Operar tu evento: asistentes, cancelaciones y acceso

Operar un evento en Motorik no se limita a publicarlo y esperar inscripciones. Cuando empiezan a entrar asistentes, necesitas revisar estados, responder solicitudes, liberar plazas cuando toca y entender qué está pasando con tu aforo y tus tickets.

Esta guía reúne la parte operativa de la gestión del evento para organizadores. Está centrada en lo que la app soporta hoy: asistentes, cancelaciones, devoluciones, permisos y métricas de seguimiento. El check-in de acceso todavía no forma parte de este flujo.

Gestionar inscripciones: aprobar, rechazar y cancelar

La gestión diaria del evento sucede sobre todo en la vista de asistentes. Desde ahí puedes ver quién se ha apuntado, en qué estado está cada inscripción y qué acción puedes ejecutar en cada caso.

Qué puedes hacer desde la vista de asistentes

La app te permite:

• buscar asistentes por nombre, email o vehículo
• filtrar por estado de inscripción
• filtrar por tipo de ticket
• ordenar por fecha o por nombre
• abrir el detalle de cada asistente para actuar con más contexto

Esto te permite trabajar tanto en volumen como caso por caso, según el tipo de evento que estés organizando.

Qué estados vas a ver con más frecuencia

En la operación del evento, los estados más útiles son:

• Pendiente, cuando el ticket requiere aprobación manual
• Confirmado, cuando la plaza ya está aceptada
• Rechazado, si el organizador no aprueba la inscripción
• Cancelado por organizador, si cancelas tú directamente esa inscripción
• Reembolso solicitado, Reembolso aceptado y Reembolsado, cuando entra en juego una cancelación con devolución

Tener claro el significado de cada estado evita errores de comunicación con los asistentes y te ayuda a no tomar dos veces la misma acción.

Cuándo aprobar o rechazar una inscripción

Si el ticket está configurado con aprobación manual, las nuevas solicitudes pueden quedar pendientes. En ese caso puedes:

• aprobar la inscripción para moverla a confirmada
• rechazarla con un mensaje opcional para explicar el motivo

Cuando rechazas una inscripción, la plaza vuelve a liberarse. La app también conserva el registro con estado de rechazo, así que no desaparece sin dejar rastro.

Cuándo cancelar tú una inscripción

Además de aprobar o rechazar, también puedes cancelar una inscripción ya activa. Esto aplica a asistentes que ya estaban confirmados o seguían pendientes.

Esta acción es útil, por ejemplo, cuando:

• necesitas retirar una plaza por decisión organizativa
• hay un error operativo que obliga a rehacer esa inscripción
• un asistente ya no puede participar y la gestión la haces tú directamente

Al cancelar por organizador, la plaza vuelve a estar disponible. Si además había un ticket de pago, la devolución del dinero no se ejecuta automáticamente desde Motorik: debes gestionarla en Stripe.

Qué no está soportado aún

La operación del evento no incluye todavía un sistema de check-in o control de acceso el día del evento. Hoy la parte operativa cubre la gestión de inscripciones y estados, pero no el registro presencial de llegada.

Gestionar solicitudes de cancelación y devoluciones

Las solicitudes de cancelación y devolución tienen su propio flujo y conviene tratarlas con cuidado, sobre todo cuando hay tickets pagados.

Qué ocurre cuando un asistente pide cancelar

En tickets de pago, un asistente puede solicitar la cancelación. Cuando eso pasa, la inscripción entra en un estado de Reembolso solicitado y queda pendiente de tu decisión.

Desde la vista de asistentes puedes:

• aceptar la cancelación
• denegar la cancelación

En ambos casos puedes añadir un mensaje opcional para que el asistente entienda la resolución.

Qué pasa si aceptas una cancelación

Si aceptas la solicitud:

• la inscripción pasa a Reembolso aceptado
• la plaza se libera de nuevo
• debes indicar un importe de devolución válido

Esto es importante: Motorik registra el estado y la decisión, pero la devolución del dinero sigue siendo manual. La propia interfaz avisa de que el reembolso debes hacerlo en Stripe.

Qué pasa si deniegas una cancelación

Si deniegas la solicitud:

• la inscripción vuelve a estado confirmado
• puedes dejar constancia con un mensaje del organizador

Esta opción sirve cuando la política del evento no permite devolver el importe o cuando la solicitud no encaja con las condiciones que aplicas.

Cuándo marcar un reembolso como completado

Después de hacer la devolución real en Stripe, vuelve a Motorik y marca esa inscripción como Reembolsado.

Ese último paso es importante porque:

• deja el estado interno al día
• evita dudas con el asistente
• te ayuda a no perder el seguimiento de las cancelaciones ya cerradas

Recomendación práctica

Piensa este flujo en dos capas:

1. Motorik gestiona el estado de la inscripción y la comunicación.
2. Stripe gestiona el movimiento real del dinero en tickets pagados.

Si haces una sin cerrar la otra, el seguimiento del evento queda a medias.

Roles y permisos del equipo organizador

La lógica de permisos actual de Motorik es simple: la gestión del evento está pensada para el propietario del evento.

Quién puede acceder a la gestión del evento

Hoy, las rutas de gestión y las acciones sensibles se reservan al usuario propietario del evento. Eso incluye, entre otras cosas:

• ver datos internos de asistentes
• aprobar o rechazar inscripciones
• cancelar asistentes
• aceptar o denegar devoluciones
• editar tickets y opciones del evento

Si otro usuario intenta entrar sin ser propietario, la app responde como acceso no autorizado.

Qué significa esto para tu equipo

Ahora mismo no hay un sistema completo de roles internos tipo coorganizador, staff o permisos granulares dentro del mismo evento.

En la práctica, eso significa que:

• la operación principal la lleva la cuenta propietaria del evento
• no puedes repartir dentro de la app permisos distintos por persona
• si trabajas con más gente, la coordinación sigue dependiendo del organizador principal

Cómo trabajar con este límite sin liarte

Mientras no exista un sistema de roles más avanzado, lo más seguro es centralizar en una sola cuenta estas decisiones:

• aprobaciones y rechazos
• cancelaciones
• devoluciones
• cambios de ticket y aforo

Así evitas inconsistencias y mantienes un único criterio operativo.

Métricas clave para organizadores

Motorik sí ofrece métricas útiles para operar un evento, aunque no es un panel de analítica avanzada. Lo que tienes hoy es un resumen operativo para tomar decisiones rápidas.

Qué métricas puedes revisar dentro del evento

En la gestión del evento puedes ver:

• número total de inscritos activos
• aforo máximo
• porcentaje de ocupación
• reparto de asistentes por estado
• entradas en venta
• plazas disponibles por ticket
• inscritos por ticket

Estas métricas son suficientes para entender si el evento se está llenando, si tienes demasiadas solicitudes pendientes o si un ticket concreto se está agotando antes que los demás.

Qué leer en el resumen de asistentes

La vista de asistentes no solo lista personas. También resume el evento con una barra de estados y un reparto visual por situación.

Eso te ayuda a responder preguntas como:

• cuántas plazas están realmente ocupadas
• cuántas solicitudes siguen pendientes
• cuántas cancelaciones o devoluciones tienes en curso

Si estás gestionando un evento con aprobación manual, esta vista se vuelve especialmente útil porque separa muy bien confirmados, pendientes y reembolsos.

Qué leer en el resumen del evento

En la portada de gestión del evento también puedes revisar:

• tickets publicados y su precio
• cupo y plazas disponibles de cada ticket
• inscritos por tipo de ticket

Esto te da una fotografía rápida del estado comercial y operativo del evento sin entrar todavía al detalle de cada asistente.

Dónde encajan los cobros y los ingresos

Si trabajas con tickets de pago, la parte financiera no vive entera dentro del evento. Motorik muestra el contexto operativo, pero la gestión de cobros y la cuenta conectada se apoya en Stripe.

Por eso, para ingresos y devoluciones reales, conviene distinguir entre:

• métricas operativas del evento dentro de Motorik
• seguimiento de pagos y cuenta conectada en la zona de Stripe

Qué no deberías esperar aún de estas métricas

A día de hoy no estás ante un panel de BI ni de performance avanzada. No hay, por ejemplo:

• check-in presencial
• métricas de acceso el día del evento
• analítica avanzada de conversión o atribución

Lo que sí tienes es un panel suficiente para operar con control el aforo, las inscripciones y las incidencias más habituales del evento.